Projektzeiterfassung: Beachten Sie diese Punkte

Kommt/Geht reicht nicht

Immer mehr Unternehmen steigen auf die digitale Zeiterfassung um. Dabei geht es meist nicht nur um die reine Arbeitszeiterfassung, sondern die Zeiten sollten auch projektbezogen oder tätigkeitsbezogen dokumentiert werden. Eine schlichte Kommt/Geht Lösung reicht dabei nicht mehr aus.

Hier geben wir Ihnen einige Tipps wie Sie eine Zeiterfassung auswählen.

Definieren Sie das Ziel der Zeiterfassung

Wenn Sie sich in die Google Ergebnisse stürzen, werden Sie viele Lösungen zur Projektzeiterfassung oder Arbeitszeiterfassung finden. Machen Sie sich vorab Gedanken, welche Funktionen Sie von der Zeiterfassung erwarten, um die Suchergebnisse auszusortieren.

Diese Fragen helfen Ihnen beim Sortieren der unendlichen Auswahl:

Wo sollen Ihre Daten gespeichert werden? Lokal in Ihrem Unternehmen oder in einer externen Cloud?
Wägen Sie ab, ob Sie ununterbrochen mit dem Internet verbunden sind, ob Ihre Internetleitung schnell genug ist und ob Mitarbeiter manchmal auch ohne Verbindung Zeiten erfassen sollen.

Was ist das Ziel der Zeiterfassung? (Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung, Projektkalkulation, Abrechnung)
Ganz einfache Lösungen gibt es zu Erfassung der Kommt/Geht Zeit sowie der Überstunden. Komplexer wird es beim Erfassen der Tätigkeiten. Auch die Auswertung ist an dieser Stelle wichtig. Überlegen Sie, welche Daten Sie am Monatsende gerne ausgewertet hätten.

Arbeiten mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an den Projekten?
Die gleichzeitige Buchung auf ein Projekt macht vor Allem bei Projektteams Sinn. So sind alle Projektzeiten an einer Stelle gesammelt. Reicht es Ihnen, dass jeder einzelne Mitarbeiter ein Konto führt, ist eine mobile Variante der Software wahrscheinlich am einfachsten.

Soll der Ort der erfassten Zeit gespeichert werden?
Behalten Sie hier die DSGVO im Auge. Ihr Mitarbeiter muss zustimmen, dass erfasst wird, wo er sich gerade befindet. Im Xpert-Timer können Sie auch manuell einen Ort hinzufügen, ohne die GPS Automatik zu verwenden. Das wäre die Alternative zur automatischen Ortung.

Müssen Kosten, wie Hotelaufenthalte, Hardware oder andere Produkte erfasst werden?
Nebenkosten fallen in die Gesamtkostenkalkulation der Projekte und sollten daher ebenso erfasst werden. Einfache Systeme bieten diese Möglichkeit oft nicht.

Verordnungen und Gesetze

Sie finden die allgemeine Verordnung zur Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und die Vorschriften zum Umgang mit den entsprechenden Daten im Bundesschutzgesetz (BDSG). Das Erfassen von individuellen Arbeitszeiten kann auf unterschiedliche Arten erfolgen. Dies reicht von einem traditionellen Stundenzettel auf Papier hin zum rein digitalen System wie Xpert-Timer. Grundsätzlich geht es immer darum, dass der Mitarbeiter oder das Unternehmen die im Arbeitsvertrag festgelegte Mindest- und Höchstarbeitszeiten nachweislich belegen kann.

Technische Rahmenbedingungen

Mit welchen Geräten sollen die Zeiten erfasst werden?
Überlegen Sie, ob Ihre Mitarbeiter ausschließlich am PC arbeiten oder auch auf Tablets und Smartphones die Zeiten erfassen sollen. Viele Anbieter bieten eine reine cloudbasierte Lösung. Stellen Sie damit jedoch auch sicher, dass Sie die gewünschten Auswertungen erhalten. Komplexe Datenbankabfragen mit Filter- und Gruppierungsmöglichkeiten sind nur über eine traditionelle Windowsanwendung wirklich komfortabel umzusetzen. Je höher Ihre Anforderungen bezüglich der Auswertung sind, umso wahrscheinlicher werden Sie glücklich mit einer installierten, statt browserbasierten Version.

Welche Server stehen im Unternehmen zur Verfügung?
Entscheiden Sie sich dazu, dass alle Daten in Ihrem Unternehmen bleiben, dann sollten Sie im Mehrbenutzerbetrieb mindestens ein NAS, z.B. von Synology, besser einen Windowsserver zur Verfügung haben. Die Arbeit mit einem Terminalserver ist mit einer installierten Projektzeiterfassung auch kein Problem. Als Einzelanwender erhalten Sie von uns kostenlos eine Microsoft-Access Datenbank.

Besteht eine schnelle Internetverbindung?
Entscheiden Sie sich für eine cloudbasierte Lösung, dann muss Ihnen bewusst sein, dass Sie eine schnelle Internetverbindung benötigen, um ein angenehmes Arbeiten mit der Software zu gewährleisten. Für einen Mitarbeiter gibt es nichts schlimmeres als eine langsame Zeiterfassung, die bei der Anwendung keinen Spaß macht.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Darf ein Mitarbeiter die erfassten Daten eines anderen sehen?
Eine sehr wichtige Frage, vor Allem, wenn ein Betriebsrat im Unternehmen besteht. Sichtbarkeiten und Zugriffe müssen in dem Fall zwingend verwaltet werden können. So muss sichergestellt sein, dass ein Mitarbeiter keine Daten des Kollegen sieht und dass der Vergleich der geleisteten Arbeiten zwischen Mitarbeiter nicht gezogen werden kann. Xpert-Timer wurde inzwischen von einigen Betriebsräten großer Unternehmen für gut befunden.

Werden die Allgemeinen Datenschutzanforderungen erfüllt? (DSGVO, BDSG)
Die Zeiterfassung sollte von Ihnen nur mit so vielen Daten gefüttert werden, wie nötig. Zusätzliche Angaben sollten möglich, aber keine Pflicht sein. Prüfen Sie, welche Daten der Anbieter von Ihnen fordert und wo er diese speichert und verarbeitet.

Persönliche Präferenzen in Sachen Software

• Hätten Sie lieber Software mit einer Kauflizenz oder Mietlizenz?
• Wie wichtig ist Ihnen der Support für das Produkt?
• Soll die Software „Made in Germany“ sein?
• Wie lang soll die Testversion der Software laufen?
• Möchten Sie eine Schulung vor Ort?

Oft bleibt eine eingeführte Zeiterfassung über 10 Jahre im Unternehmen im Einsatz. Lassen Sie sich bei der Auswahl des Produktes Zeit und überzeugen Sie sich von dessen Qualität. Benötigen Sie eine verlängerte Testlaufzeit und wird Ihnen diese vom Anbieter nicht gewährt, ist das der erste negative Indikator. Schließlich sollen Sie sehr lange mit der Software arbeiten und ein etwas längerer Testzeitraum kann Sie bei guten Produkten nur positiv überzeugen.

Der Trend geht zu Mietlizenzen. Achten Sie darauf, dass all Ihre gewünschten Module im Preis beinhaltet sind und versuchen Sie wenn möglich die monatliche Rate über einen bestimmten Zeitraum fest zu buchen. Wenn sich der Preis bei einer Mietlizenz im Laufe der Jahre vervielfacht ist das auch nicht in Ihrem Sinne. Stellen Sie sicher, dass Sie weiterhin auf Ihre Daten zugreifen können, wenn die Mietlizenz ausläuft.

Eine Kauflizenz ist eine gute Alternative, denn dann haben Sie eine lauffähige Version die Sie für lange Zeit nutzen können. Oft werden Wartungsverträge für Updates und Support mit angeboten, die jedoch meist freiwillig abzuschließen sind. Wir empfehlen solch einen Wartungsvertrag, denn dann bleibt die Software immer auf dem aktuellen Stand der Technik.

Sprechen Sie mit dem Anbieter der Software

Schildern Sie Ihre Ausgangslage dem Supportteam der Software. Die dort angestellten Mitarbeiter kennen die Software in- und auswendig und können Ihnen direkt sagen, ob sie sich für den Einsatz in Ihrem Unternehmen eignet. Erreichen Sie niemanden der Ihnen hier Informationen liefert, sollten Sie sich auf die Suche nach einem anderen System machen, denn nichts ist schlimmer als im Dunkeln zu sitzen und bei nötiger Unterstützung keinen kompetenten Ansprechpartner zu erreichen.

Die Ziele nach der Einführung der Zeiterfassung

Die jeweiligen Ziele nach der Einführung einer Zeiterfassung sind in den Unternehmen unterschiedliche. Unsere über 20-jährige Erfahrung zeigt aber, dass Anwender hauptsächlich diese Ziele verfolgen:

• Das Backoffice wird durch die Umstellung von manuellen Prozessen auf digitale Prozesse entlastet. Manuelle Stundenzettel zur Nacherfassung gehören der Vergangenheit an.
• Die abzurechnenden Zeiten werden gegenüber dem Auftraggeber transparenter dargelegt. Zufriedene Kunden sind die besten Kunden. Rückfragen zur Abrechnung werden vermieden.
• Projektlaufzeiten können besser kalkuliert werden, weil sich über die Jahre Erfahrungswerte sammeln. Alte Erfahrungswerte können mit der Zeiterfassung bestätigt, aber auch angepasst werden.
• Mitarbeiter können Zeitfresser identifizieren und damit ihre Arbeitsabläufe optimieren.
• Bei freier Arbeitszeitgestaltung können Mitarbeiter Ihre Tätigkeiten einfach dokumentieren und die geforderte Stundenzahl abarbeiten.
• Die Transparenz baut Zweifel ab und schafft Vertrauen. Die Zeiterfassung ist kein Überwachungs- sondern ein Optimierungstool.
• Konzentrierteres Arbeiten aufgrund des besseren Fokus auf eine Tätigkeit / Projekt. Ablenkungen werden minimiert.

Anpassung an ihr Unternehmen

Nehmen Sie sich die Zeit und strukturieren Sie Ihre Projekte schon in der Testversion der Zeiterfassung so, wie Sie sie später verwenden möchten. Denken Sie dabei an folgendes: Die Projektstruktur, die Tätigkeiten, die Projektstundensätze sowie die Berechtigungen der einzelnen Mitarbeiter. Denken Sie daran, je feiner die Struktur wird, umso aufwendiger wird die Erfassung für die Mitarbeiter, da die Tätigkeiten ineinander verschwimmen. Während der Nutzung werden Sie schnell bemerken, welche Tätigkeiten zusammengefasst werden sollten. Denken Sie auch einmal von „hinten“. Was soll die Auswertung der Zeiten enthalten? Denn nur das das Sie auswerten muss auch erfasst werden.

Kontaktieren Sie uns

Sprechen Sie mit uns, um auch für Sie die optimale Lösung zur Projektzeiterfassung zu finden. Sie erreichen uns am Besten per E-Mail an service@xperttimer.de oder Sie rufen uns zwischen 10 und 16 Uhr unter 08362 / 507 4900 an. Wir helfen Ihnen gerne weiter.