Vor- und Nachteile

Eine effektive Verwaltung von Zeit und Ressourcen ist für den Erfolg eines Projekts im Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Projektzeiterfassung ist daher ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmer und Freiberufler, um die Produktivität zu steigern und Projekte termingerecht abzuschließen. Während es viele kostenpflichtige Softwarelösungen gibt, die umfassende Funktionen und Support bieten, gibt es auch zahlreiche kostenlose Alternativen, die durchaus brauchbar sind. In diesem Blogbeitrag diskutieren wir die Vor- und Nachteile kostenloser Software zur Zeiterfassung und stellen einige Anbieter für kostenlose Zeiterfassung vor. Zudem werden wir auch die Vorteile einer gekauften Lösung, wie z.B. Xpert-Timer hervorheben.

Vorteile kostenloser Software zur Projektzeiterfassung

1. Kostenersparnis

Natürlich ist der offensichtlichste Vorteil kostenloser Zeiterfassung Software die Kostenersparnis. Besonders für Start-ups und kleine Unternehmen mit begrenztem Budget kann dies ein entscheidender Faktor sein. Kostenlose Tools ermöglichen es nach einer meist gezwungenen Registrierung direkt mit der Projektzeiterfassung zu starten. Dafür gibt es dann meist einen eher ungewünschten Newsletter kostenlos dazu.

2. Einfache Handhabung

Viele kostenlose Zeiterfassungs-Apps sind benutzerfreundlich und einfach gestaltet und lassen sich schnell in den Arbeitsalltag integrieren. Sie bieten meist eine intuitive Benutzeroberfläche, die auch ohne lange Einarbeitungszeit genutzt werden kann, haben aber dafür oft eingeschränkte Funktionen, wie z.B. eine maximale Anzahl an möglichen Projekten oder Mitarbeitern.

3. Flexibilität

Kostenlose Tools bieten oft eine ausreichende Funktionalität für einfache Projektzeiterfassungsanforderungen. Kleine Projekte können damit ohne Probleme erfasst werden. Soll ein Projektteam gemeinsam die Projektzeiten erfassen, stoßen Sie meist an die Grenzen der kostenlosen Zeiterfassungs-Apps.

4. Keine langfristigen Verpflichtungen

Da keine Lizenzgebühren anfallen, gibt es keine langfristigen finanziellen Verpflichtungen. Dies ermöglicht es Unternehmen, verschiedene Tools auszuprobieren und dasjenige auszuwählen, das am besten zu ihren Anforderungen passt, ohne sich finanziell zu binden. Viele kostenpflichtige Tools bieten einen Testzeitraum, so dass Sie auch diese ausprobieren können.

Nachteile kostenloser Software zur Projektzeiterfassung

1. Eingeschränkte Funktionalität

Kostenlose Software bietet oft nur grundlegende Funktionen. Erweiterte Funktionen wie detaillierte Berichterstattung, Integration mit anderen Softwarelösungen oder Anpassungsmöglichkeiten sind häufig nicht verfügbar oder nur mit kostenpflichtigen Upgrades zu aktivieren.

2. Kein Support

Ein wesentlicher Nachteil ist das Fehlen von professionellem Support. Bei Problemen oder technischen Schwierigkeiten müssen Nutzer oft auf Foren und Community-Support zurückgreifen, was zeitaufwendig und frustrierend sein kann.

3. Begrenzte Skalierbarkeit

Kostenlose Tools stoßen bei größeren Projekten oder wachsenden Unternehmen schnell an ihre Grenzen. Sie sind oft nicht skalierbar und bieten keine ausreichenden Funktionen, um den Anforderungen größerer Teams gerecht zu werden. Eine Sichtbarkeitsregelung oder Zugriffsregelung fehlt häufig komplett.

4. Datensicherheit

Da kostenlose Softwarelösungen häufig von kleineren Entwicklern stammen, können Sicherheitsstandards und Datenschutzmaßnahmen weniger rigoros sein als bei etablierten, kostenpflichtigen Anbietern. Dies kann ein Risiko für die Sicherheit sensibler Projektdaten darstellen.

Beispiele für kostenlose Zeiterfassungs-Apps

1. Toggl

Toggl ist eine beliebte Zeiterfassungssoftware, die eine kostenlose Basisversion anbietet. Die kostenlose Projektzeiterfassung ist für ein Team mit maximal 5 Mitarbeitern nutzbar. Toggle wird in Estland und den USA entwickelt.

2. Clockify

Clockify ist ein weiteres weit verbreitetes Tool zur Projektzeiterfassung mit Sitz in den USA und der Schweiz. Ohne Registrierung ist keine Nutzung des Tools möglich. Viele Auswertungen benötigen ein Upgrade auf die Bezahlversion.

3. Kimai

Kimai ist eine Open-Source-Software zur Zeiterfassung, die kostenlos genutzt werden kann. Sie bietet eine solide Basisfunktionalität und ist besonders für technikaffine Nutzer interessant, die bereit sind, die Software selbst zu hosten und anzupassen. Allerdings wird nach dem Klick auf „Kostenlos starten“ auf eine Registrierungsseite mit dem Hinweis „Sie können einen Monat alle Funktionen kostenlos testen“ geleitet.

Vorteile einer gekauften Zeiterfassung

1. Umfassende Funktionalität

Kostenpflichtige Lösungen bieten eine breite Palette an Funktionen, die über die Grundfunktionen hinausgehen. Dazu gehören erweiterte Berichterstattung, detaillierte Rechteverwaltung, Export nach Excel oder .csv sowie eine REST-API Schnittstelle, viele Module wie z.B. die Historie für den Projektverlauf, eine To-Do Liste oder die Kundenverwaltung. Diese erweiterten Funktionen ermöglichen eine effizientere und präzisere Projektzeiterfassung.

2. Professioneller Support

Ein großer Vorteil gekaufter Software ist der professionelle Support. Bei technischen Problemen oder Fragen steht ein Support-Team zur Verfügung, das schnell und kompetent Hilfe bietet. Dies spart Zeit und reduziert Frustration, da Probleme schnell gelöst und Fragen kurzfristig beantwortet werden können.

3. Hohe Skalierbarkeit

Gekaufte Softwarelösungen sind oft skalierbar und wachsen mit den Anforderungen des Unternehmens. Sie sind in der Lage, größere Projekte und Teams zu unterstützen und bieten die Flexibilität, sich an veränderte Anforderungen anzupassen.

4. Regelmäßige Updates und Verbesserungen

Gekaufte Software wird regelmäßig aktualisiert und verbessert, um den sich ändernden Anforderungen und Technologien gerecht zu werden. Diese Updates beinhalten oft neue Funktionen, Verbesserungen der Benutzeroberfläche und Sicherheitsupdates, die die Software stets auf dem neuesten Stand halten.

Beispiel: Xpert-Timer

Xpert-Timer ist eine professionelle Lösung zur Projektzeiterfassung, die eine Vielzahl an Funktionen bietet. Dazu gehören:

• Detaillierte Zeiterfassung: Erfassen Sie die Arbeitszeit präzise auf Projekte und Aufgaben.
• Rechteverwaltung: Zugriffe und Sichtbarkeiten werden über Rechte geregelt.
• Arbeitsgruppen: Trennen Sie Teams in Bezug auf die Sichtbarkeit der Projekte und Mitarbeiter.
• Projektzeiterfassung im Team: Erfassen Sie gleichzeitig auf Projekte die Zeiten.
• On-Premise-Lösung: Alle erfassten Daten werden bei Ihnen im Unternehmen gespeichert.
• Berichterstattung: Erstellen Sie detaillierte Berichte zur Analyse der Projektzeit und Ressourcennutzung.
• Integration: Integrieren Sie Xpert-Timer nahtlos in andere Geschäftsanwendungen über die REST-API.
• Export: Exportieren Sie Daten nach .csv oder Excel zur weiteren Verarbeitung.
• Support: Nutzen Sie den professionellen Support bei technischen Problemen oder Fragen.
• Module: Erweitern Sie die Software mit verfügbaren Modulen

Fazit

Kostenlose Zeiterfassungs-Software bietet eine gute Möglichkeit, um ohne große finanzielle Investitionen mit der Zeiterfassung zu beginnen. Sie eignet sich besonders für Einzelpersonen, Freiberufler und kleine Unternehmen. Allerdings sind die Funktionalität, der Support und die Skalierbarkeit oft eingeschränkt.

Gekaufte Lösungen wie Xpert-Timer bieten hingegen umfassende Funktionen, professionellen Support, hohe Skalierbarkeit und zuverlässige Sicherheit. Egal ob kleines oder großes Unternehmen: Die Investition bei Xpert-Timer ist klein, bietet aber einen immensen Leistungsumfang. Hier gibt es einen Erfahrungsbericht des Ingenieurbüro Walter aus Baden-Württemberg.

Die Wahl zwischen kostenloser und gekaufter Software hängt letztendlich von den individuellen Anforderungen und dem Budget des Unternehmens ab. Beide Optionen haben ihre Vor- und Nachteile, und es ist wichtig, die für das jeweilige Projekt am besten geeignete Lösung sorgfältig abzuwägen.

Bei Fragen können Sie uns gerne direkt unter: 08362 – 507 4900 erreichen. Wir entwickeln und haben unseren Firmensitz in Weißensee bei Füssen im Ostallgäu.