AdministratorWas für Hürden es gibt und auf was Sie bei der Einführung eine Projektzeiterfassung achten müssen.
Es ist immer eine große Herausforderung im Unternehmen eine neue Software einzuführen. Mit einer Projektzeiterfassung, also eine Software die Arbeitsstunden auf Projekte verteilt, sollte ein Unternehmen nicht lange warten. Kommen neue Teammitglieder ins Unternehmen ist es einfacher diese in ein bereits bestehendes System einzuarbeiten.
Der Einfachheit halber schreibe ich hier von Projekten. In den Unternehmen können das auch Tätigkeiten, Mandate, Aufgaben, Leistungen, etc. sein.
Doch wie entscheide ich mich für eine Software? Es gibt zahlreiche auf dem Markt, so dass Sie sich über den Umfang, die Art der Lizenzierung, den Support zum Produkt und auch der Datenspeicherung Gedanken machen müssen. Letztendlich ist auch der Preis für die Beschaffung entscheidend.
Sprechen wir die nächsten Tage über diese Themen.
Arten der Projektzeiterfassung und die Preiskalkulation
Interne Leistungserfassung
Sie setzen eine Projektzeiterfassung zur internen Leistungserfassung ein. Das bedeutet, Sie nutzen die erfassten Daten um zum Beispiel zu prüfen, welche Abteilung im Unternehmen die hausinterne IT-Abteilung am häufigsten mit welchen Problemen konsultiert. Oder Sie möchten prüfen, ob sich der angebotene Pauschalpreis für einen Auftrag tatsächlich rechnet. Nur durch die Erfassung der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter auf die unterschiedlichen Tätigkeiten bei dem Auftrag ist dies letztendlich möglich.
Auftragsbezogene Zeiterfassung
Die Buchung von Arbeitszeit auf Projekte ist entscheidend für das Controlling und somit auch dem Überleben und Wachstum des Unternehmens. Sie nutzen die Software dazu, um Aufträge, die später auf Stundenbasis an Ihren Kunden abgerechnet werden zu erfassen. Gerade wenn mehrere Mitarbeiter an einem Projekt arbeiten, wird es ohne spezialisierte Software schnell unübersichtlich. Stellen Sie sicher, dass die gemeinsame Erfassung detailliert mit Erfasser, von/bis Zeit, Gesamtminuten und Kommentar erfolgt. Manchmal sind auch der Ort der Erfassung, sowie eine vordefinierte Tätigkeit nötig.
Automatische Kalkulation von Preisen
Die Projektzeiterfassung muss in der Lage sein, die erfassten Zeiten der Mitarbeiter auch preislich darzustellen. Dabei gibt es einiges folgende zu beachten:
Projektpreise pro Stunde
Der einfachste Fall ist: Das Projekt hat einen Stundensatz, von z.B. 85.- Euro, ganz egal, welcher Mitarbeiter an dem Projekt arbeitet.
Projektpreise pro Mitarbeiter
Die Auszubildenden arbeiten für den Endkunden mit einem reduzierten Stundensatz, während Techniker und Ingenieure ebenso unterschiedlich abrechnen. Es besteht also die Anforderung, für jeden Mitarbeiter einen bestimmten Stundensatz zu hinterlegen. Aber was, wenn die Stundensätze der einzelnen Mitarbeiter bei unterschiedlichen Kunden ebenso variieren?
Preislisten für komplexere Anforderungen
Sie benötigen Preislisten. Das bedeutet, statt Mitarbeiternamen werden Berufsbezeichnungen, wie Auszubildener, Techniker, Truppführer, etc. verwendet, um diesen einen bestimmten Stundensatz zu hinterlegen. Ihre Projekte werden dann auf Basis der vom Mitarbeiter entsprechend gewählten Berufsbezeichnung abgerechnet.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit uhrzeitabhängige Stundensätze zu verwenden. Von 8:00 – 17:00 Uhr gilt ein anderer Tarif als von 17:00 – 22:00 Uhr.
Abrechnungseinheiten
Sie rechnen nicht standardmäßig pro Stunde ab, sondern haben zum Beispiel eine Abrechnungseinheit von 30 Minuten? Auch dieses Thema müssen Sie bei der Suche einer Projektzeiterfassung berücksichtigen. Denn wenn Sie für die Arbeit 23 Minuten benötigen, ist es eventuell nötig, auf die vollen 30 Minuten zu runden.
Gerundete Zeitstempel
Vor allem bei Supporttätigkeiten ist das üblich. Benötigt ein Kunde Telefonsupport, werden diese Zeiten meist auf eine volle Abrechnungseinheit, wie z.B. 15 oder 30 Minuten gerundet.
Buchungsarchive
Was passiert, wenn sich der Preis eines laufenden Projekts zur Jahreswende ändert? Wenn der Preis im Projekt geändert wird, ändern sich dann auch rückwirkend alle Kalkulationen im System? Meistens ist das so. Sie sollten also die Möglichkeit haben, die Preise für einen bestimmten Zeitraum und auch in Bezug auf ein bestimmtes Projekt festzuschreiben. Heißt, der Preis kann nicht mehr geändert werden. Nur so, können Sie zwei unterschiedliche Preise über die Gesamtlaufzeit nutzen.
Fazit
Die Berechnung der Projektkosten ist komplexer als auf den ersten Blick gedacht. Neben einfachen Stundensätzen müssen auch uhrzeitbezogene oder berufsgruppenbezogene Stundensätze berücksichtigt werden.
Was fehlt Ihnen in Ihrem aktuell genutztem System? Wie lösen Sie diese Kalkulation in Ihnen im Unternehmen? Was sind Ihre Anforderungen in Bezug auf die Erfassung und Preiskalkulation?
In meinem nächsten Beitrag gehe ich auf das Thema Geschätzte Stunden, Projektstatus und Unterbrechungsprojekt ein.
