AdministratorViele unserer Kunden kontaktieren uns bezüglich der XRechnung, die ab 1.1.2025 verpflichtend eingeführt wird. Ich versuche hier so kurz wie möglich, zumindest für kleine Unternehmen, die Informationen zusammenzufassen.
Wird vom Bund ein Stichtag gesetzt, kann davon ausgegangen werden, dass es auch Übergangsfristen geben wird. So ist es auch im Falle der E-Rechnungen. Bis 31.12.2026 gilt die Übergangsregelung, dass weiterhin Papierrechnungen oder z.B. PDFs im inländischen B2B-Bereich zulässig sind, wenn der Empfänger zustimmt. Für Unternehmen mit einem Vorjahresgesamtumsatz von weniger als 800.000 Euro gilt die Regelung sogar bis 31.12.2027. Auch EDI-Rechnungen dürfen bis Ende 2027 weiterhin erstellt werden. Lediglich bei öffentlichen Aufträgen (staatliche und kommunale Behörden) sind Rechnungssteller verpflichtet elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen. Ebenso im Falle der Rechnungsempfänger ein bestimmtes Format vorschreibt.
Was unterscheidet die beiden Formate?
Im Grunde zielt alles darauf ab, dass die Rechnungen in Zukunft automatisiert auswertbar sind. Reine .pdf Dateien werden nicht mehr als gültig erachtet.
Damit der Rechnungsempfänger nicht nur strukturierte Daten im XML-Format erhält, wird beim ZUGFeRD-Format zusätzlich zum XML auch ein .pdf Dokument erzeugt und mitgeschickt. Bei Unterschieden im Inhalt, ist immer das maschinenlesbare Format XML das gültige.
Die XRechnung besteht lediglich aus strukturierten Daten im XML Format und muss, gleich wie ZUGFeRD, die Anforderungen der EU-Norm EN16931 erfüllen. Aktuell gilt das Format XRechnung 3.0.1 bzw. ZUGFeRD 2.1.1
„Wir bieten unseren Anwendern neben dem ZUGFeRD Format und der XRechnung auch die QR-Rechnung für die Schweiz“
ANDREAS SPANG, SOFTWAREENTWICKLER
ZUGFeRD und XRechnung jetzt in Xpert-Timer Pro
Für Nutzer der Projektzeiterfassung-Software Xpert-Timer Pro gibt es gute Nachrichten: Die neueste Version unterstützt jetzt auch das ZUGFeRD-Format für die Rechnungsstellung. Das bedeutet, dass Sie Ihre Rechnungen direkt aus der Software im ZUGFeRD-Standard oder als XRechnung erstellen und per E-Mail versenden können.
