XRechnungen (ZUGFeRD) mit Xpert-Timer erstellen

Bereits seit 27. November 2020 müssen Lieferanten und Dienstleister von Bundesbehörden alle Rechnungen als XRechnung einreichen. Der Versuch, stattdessen die Rechnung per Post, als .pdf oder auch im ZUGFeRD Format zu senden wird von den Behörden kommentarlos abgeschmettert.

Die XRechnung ist ein neues Format der E-Rechnung. Sie enthält zusätzliche, verbindliche Parameter, die in der EU-Norm „EN16931-1“ festgelegt sind. Dadurch wird ein einheitliches Format innerhalb der EU eingeführt welches die digitale Verarbeitung der Rechnung vereinfacht. Die XRechnung basiert auf dem maschinenlesbaren XML-Format. Die Version 3.0 der XRechnung ist am 1. Februar 2024 in Kraft getreten und wird voraussichtlich bis 31.01.2025 in Kraft bleiben.

Das ZUGFeRD Format ist die Kombination eines erzeugten PDF in dem zusätzlich strukturierte Daten hinterlegt sind, und einer .XML Datei. Sie erstellen quasi ein gewohntes, lesbares PDF-Dokument aber auch gleichzeitig eine maschinenlesbare Datei im XML-Format. Interessante Details zu ZUGFeRD gibt es auf der Seite des Forum elektronische Rechnung Deutschland.

Das Erstellen einer XRechnung ist nicht schwierig, allerdings hat jede Behörde andere Anforderungen die berücksichtigt werden müssen. Hinzu kommt, dass unterschiedliche Versionen der X-Rechnung gefordert sein können. Die Deutsche Bahn AG beschreibt auf der Website ganz ausführlich, Wissenswertes zur XRechnung.
Für den Rechnungssteller sind die Anforderungen nicht einfach zu erfüllen, hat er doch keinen Einfluss auf die exakte Verarbeitung der Daten in seinem Buchhaltungsprogramm.

Projektzeiterfassung und Abrechnung in einem System ist perfekt. Xpert-Timer bietet im Zusatzmodul „Faktura“ eine einfache Möglichkeit zwischen der traditionellen

• Rechnungsausgabe als PDF
• Swiss-QR-Rechnung
• Rechnung mit Giro-Code
• ZUGFeRD
• XRechnung

zu wählen. Bei der XRechnung steht weiterhin zur Auswahl, ob es sich um eine Teil- oder Schlussrechnung handelt. Auch zwischen Version die neueste Version 3 steht zur Verfügung.
Damit können sämtliche, zeitlich erfasste Dienstleistungen im Xpert-Timer auf Knopfdruck an Unternehmen und Behörden, die mit dem XRechnung Standard arbeiten, abgerechnet werden. Der Vorteil zu vielen anderen Anbietern: Der Xpert-Timer bietet eine Kauflizenz, so dass nur mit einer kleinen Investition unbegrenzt viele XRechnungen erzeugt werden können.