D. SchälchliDer Mindestlohn steigt, und der Nachweis wird wichtiger
Seit Anfang 2026 liegt der gesetzliche Mindestlohn bei 13,90 Euro brutto je Stunde, und im Januar 2027 klettert er weiter auf 14,60 Euro. Für Betriebe ist das nicht nur eine Frage der Lohnkosten. Wer den Mindestlohn zahlt, muss auch belegen können, dass er ihn tatsächlich einhält, und dieser Beleg gelingt nur über eine saubere Aufzeichnung der geleisteten Stunden. Weil die Minijobgrenze fest an den Mindestlohn gekoppelt ist, liegt sie 2026 bei 603 Euro im Monat.
Wen die Aufzeichnungspflicht betrifft
Das Mindestlohngesetz verlangt in Paragraf 17 von bestimmten Arbeitgebern eine eigene Dokumentation der Arbeitszeit. Betroffen sind alle geringfügig Beschäftigten, also die klassischen Minijobber, sowie sämtliche Beschäftigte in den Branchen, die das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz aufzählt. Dazu gehören unter anderem das Baugewerbe, Gaststätten und Herbergen, Speditionen, Transport und Logistik samt der plattformbasierten Lieferdienste, die Gebäudereinigung, der Messebau, die Fleischwirtschaft mit Ausnahme des Fleischerhandwerks sowie das Friseur, und Kosmetikgewerbe. Auch Zeitungszustellerinnen und -zusteller und Beschäftigte bei Paketdiensten müssen regelmäßig ihre Arbeitszeit aufzeichnen. Wer in einem dieser Bereiche arbeitet, kommt um eine nachvollziehbare Stundenerfassung nicht herum.
Was genau festgehalten werden muss
Verlangt werden drei Angaben für jeden Arbeitstag: der Beginn der Arbeit, das Ende der Arbeit und die Dauer der täglichen Arbeitszeit ohne Pausen. Diese Angaben müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem jeweiligen Arbeitstag vorliegen. Anschließend sind die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren, damit der Zoll sie bei einer Prüfung einsehen kann. Genau hier zeigt sich, warum ein gepflegter Zettel in der Schublade schnell an seine Grenzen stößt. Eine digitale Zeiterfassung hält die Zeiten tagesaktuell fest, rechnet die Dauer selbst aus und legt alles revisionssicher ab.
Wann die Pflicht entfällt
Es gibt Ausnahmen für die Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz (Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit). Liegt das verstetigte Bruttomonatsentgelt über 4.461 Euro, muss nicht gesondert aufgezeichnet werden. Dasselbe gilt ab 2.974 Euro, wenn der Arbeitgeber dieses Entgelt nachweislich in den letzten zwölf vollen Monaten gezahlt hat (§1 Abs. 1 Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV). Auch eng mitarbeitende Familienangehörige sind ausgenommen. Wichtig ist der Unterschied zur allgemeinen Pflicht aus dem Arbeitszeitgesetz (AEntG, AÜG), denn diese Ausnahmen befreien nur von der besonderen Dokumentation nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG).
Was bei Verstößen droht
Die Bußgelder sind hoch. Fehlende oder fehlerhafte Aufzeichnungen können mit bis zu 30.000 Euro geahndet werden, eine Unterschreitung des Mindestlohns sogar mit bis zu 500.000 Euro. Ab einem Bußgeld von 2.500 Euro kommt zusätzlich der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen in Betracht. Das trifft kleine Betriebe oft härter als die reine Summe vermuten lässt.
Fazit
Die Erhöhung des Mindestlohns richtet den Blick der Prüfer erneut auf die Stundenzettel. Wer seine Zeiten ohnehin digital erfasst, hat den geforderten Nachweis jederzeit griffbereit und spart sich die hektische Suche nach alten Notizen, sobald der Zoll vor der Tür steht.
