D.Warum Projektzeiten so oft im Verborgenen bleiben
Projektarbeit gehört in vielen Branchen zum Alltag, vom Handwerk über die Beratung bis zur Pflege. Trotzdem werden die geleisteten Stunden längst nicht immer sauber auf den jeweiligen Auftrag gebucht. Selbst Betriebe mit einer allgemeinen Zeiterfassung dokumentieren ihre Projektzeiten häufig nicht eigenständig. Genau hier verschenken viele Unternehmen bares Geld, ohne es überhaupt zu merken.
15 Prozent Umsatz, die einfach verschwinden
Eine viel zitierte Untersuchung der London Business School zeigt, dass allein im Beratungssektor rund 15 Prozent der abrechenbaren Tätigkeiten nie in einer Rechnung landen. Auf ein ganzes Jahr gerechnet ergibt das eine erhebliche Summe. Wer bei fünf Projekten jeweils 15 Prozent nicht abrechnet, verliert am Jahresende schnell einen fünfstelligen Betrag. Eine lückenlose Projektzeiterfassung sorgt dafür, dass jede geleistete Stunde dem richtigen Auftrag zugeordnet und korrekt vergütet wird.
Bessere Kalkulation und weniger gescheiterte Projekte
Wer weiß, wie lange sein Team für bestimmte Leistungen wirklich braucht, kalkuliert neue Aufträge deutlich präziser. Aus einem Bauchgefühl wird eine belastbare Grundlage aus echten Zahlen. Das zahlt sich aus, denn laut einer Studie des Personaldienstleisters Hays scheitert fast jedes sechste Projekt, in mehr als 70 Prozent der Fälle wegen mangelhaftem Projektmanagement. Verlässliche Daten aus früheren Projekten helfen dabei, Engpässe früh zu erkennen und die vorhandenen Ressourcen sinnvoll zu verteilen.
Mehr Transparenz auch für die Mitarbeitenden
Projektzeiterfassung nützt nicht nur der Geschäftsleitung. Eine Untersuchung der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement kam zu dem Ergebnis, dass rund 60 Prozent der Beschäftigten in Projekten mehr arbeiten, als sie eigentlich müssten. Werden die Zeiten sichtbar gemacht, lässt sich diese Mehrarbeit besser ausgleichen. Wichtig ist dabei ein System, das im Alltag leicht zu bedienen ist, damit die Erfassung nicht als lästige Pflicht empfunden wird.
Fazit
Projektzeiterfassung ist weit mehr als reine Bürokratie. Sie schützt Ihren Umsatz, verbessert Ihre Kalkulation und schafft Transparenz für alle Beteiligten. Wer seine Projektstunden konsequent erfasst, trifft bessere Entscheidungen und arbeitet am Ende deutlich profitabler.
Quellen
London Business School, Studie zu nicht abgerechneten Beratungsleistungen (via consultancy.uk): https://www.consultancy.uk/news/3447/15-percent-of-chargeable-consulting-work-is-not-billed-to-clients
acquisa, Projektzeiterfassung: Vorteile, Herausforderungen und Software Tipps: https://www.acquisa.de/magazin/projektzeiterfassung
