D. SchälchliWie viel Zeit steckt eigentlich schon in diesem Projekt? Diese Frage stellen Kunden, Kollegen und Vorgesetzte regelmäßig – und bisher kostete die Antwort erst einmal Arbeit: Zahlen zusammensuchen, aufbereiten, E-Mail schreiben. Mit den E-Mail Benachrichtigungen in Xpert-Timer pro verschicken Sie den aktuellen Projektstand stattdessen direkt aus dem laufenden Projekt heraus.
Ein Knopf in der Zeitleiste – und der Bericht ist unterwegs
Die Zeitleiste ist die schmale Leiste, die Xpert-Timer pro am Bildschirmrand einblendet und über die Sie Projekte starten und stoppen. Dort können Sie einen zusätzlichen Knopf einblenden: „E-Mail Report senden“. Ein Klick darauf erzeugt aus den erfassten Zeiten einen fertigen Bericht als PDF und hängt ihn gleich an eine E-Mail an. Sie müssen also nichts von Hand zusammenstellen.
So schalten Sie die Funktion frei
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der Knöpfe in der Zeitleiste.
- Aktivieren Sie im Menü den Eintrag „E-Mail Report senden“. Der Knopf erscheint damit dauerhaft in der Zeitleiste.
- Starten Sie ein Projekt und klicken Sie auf den neuen Knopf.
- Wählen Sie eine der Versandoptionen aus (siehe unten).
- Im Dialog „Reportoptionen“ geben Sie einen Titel ein und wählen bei Bedarf eine Vorlage.
- Im Dialog „E-Mailreport senden“ tragen Sie den Empfänger ein und passen Betreff und Text an. Über „Bericht anzeigen“ prüfen Sie das PDF vorab.
Fünf Varianten – so detailliert, wie Sie möchten
Nicht jeder Empfänger braucht dieselbe Tiefe. Deshalb fragt Xpert-Timer pro vor dem Versand, was im Bericht stehen soll:
- alle Projekte des Kunden samt Unterprojekten,
- nur die Hauptprojekte mit einer Gesamtsumme,
- nur das aktuell laufende Projekt,
- nur das Hauptprojekt ohne Unterprojekte,
- nur ein von Ihnen ausgewähltes Teilprojekt.
Die Geschäftsführung bekommt so meist die Gesamtsumme, während der Kunde die Einzelposten seines Auftrags erhält – ohne dass Sie dafür zwei verschiedene Berichte bauen müssen.
Auch direkt aus dem Projektmanager
Das Projekt muss dafür nicht einmal laufen: Im Projektmanager genügt ein Rechtsklick auf ein Projekt, um denselben Statusreport per E-Mail zu verschicken. Das ist praktisch, wenn Sie am Monatsende mehrere Kunden nacheinander informieren möchten.
Wer unaufgefordert über den Stand informiert, bekommt weniger Rückfragen – und schafft Transparenz über das Budget, bevor daraus eine Diskussion wird.
Alle Details zu dieser Funktion finden Sie im Handbuch zu den E-Mail Benachrichtigungen. Sie möchten Xpert-Timer pro erst einmal in Ruhe ausprobieren? Die kostenlose Testversion steht auf www.xperttimer.de bereit.
