D.Wer die Arbeitszeit seiner Beschäftigten digital erfasst, sollte in diesem Jahr besonders aufmerksam sein. Die europäischen Datenschutzbehörden haben eine gemeinsame Prüfung gestartet, die sich gezielt mit digitalen Zeiterfassungssystemen beschäftigt. Im Mittelpunkt steht die Frage, ob Unternehmen ihre Mitarbeiter klar und verständlich darüber informieren, welche Daten überhaupt erfasst werden.
Was hinter der Prüfung steckt
Ausgelöst wurde die Aktion vom Europäischen Datenschutzausschuss. Sie läuft im Rahmen des sogenannten Coordinated Enforcement Framework und richtet sich vor allem auf die Artikel 12 bis 14 der Datenschutzgrundverordnung. Diese Vorschriften verpflichten jedes Unternehmen dazu, betroffene Personen genau und in verständlicher Sprache über die Erhebung und Nutzung ihrer Daten zu informieren. Die nationalen Behörden schauen sich nun an, ob die Datenschutzhinweise der Firmen diesen Anforderungen wirklich genügen.
Warum gerade die Zeiterfassung im Fokus steht
Seit die systematische Erfassung der Arbeitszeit zur Pflicht geworden ist, haben viele Betriebe digitale Werkzeuge eingeführt. Diese Systeme verarbeiten sehr sensible Informationen, etwa genaue Arbeitszeiten, Pausen und in manchen Fällen sogar den Standort der Beschäftigten. Genau diese umfangreiche Sammlung von Daten macht die Zeiterfassung zu einem Musterbeispiel dafür, wie wichtig Transparenz ist. Mitarbeiter müssen jederzeit nachvollziehen können, welche Daten erfasst werden, zu welchem Zweck dies geschieht und wer darauf Zugriff hat.
Die oft vergessene Folgenabschätzung
Ein weiterer Punkt, der leicht übersehen wird, ist die Datenschutzfolgenabschätzung. Sie ist immer dann verpflichtend, wenn die Verarbeitung ein hohes Risiko für die Rechte der Beschäftigten mit sich bringt. Das gilt besonders bei Systemen, die mit biometrischen Merkmalen wie Fingerabdrücken, mit einer Ortung per GPS oder mit einer Kontrolle des Verhaltens arbeiten. Fehlt diese Abschätzung, ist eine transparente Information der Mitarbeiter kaum möglich.
Was Unternehmen jetzt tun sollten
Abwarten ist keine gute Strategie, denn bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes. Sinnvoll ist es, die eigenen Datenschutzhinweise auf Verständlichkeit zu prüfen und juristischen Fachjargon zu vermeiden. Ebenso sollten Betriebe klären, ob für ihr System eine Folgenabschätzung nötig ist, und sicherstellen, dass Anfragen zu Auskunft oder Löschung zuverlässig bearbeitet werden. Wer jetzt sauber und offen handelt, vermeidet nicht nur Strafen, sondern stärkt zugleich das Vertrauen der Belegschaft in die digitale Arbeitswelt.
Quellen
Ad hoc News, Datenschutzprüfung 2026 trifft digitale Zeiterfassung hart: zum Artikel
Kanzlei Chevalier, Mitarbeiterüberwachung 2026, Grenzen und Rechte: zum Artikel
Zeiterfassungsgesetz.de, Datenschutz bei der Zeiterfassung: zum Artikel
