D.Seit Juni 2026 liegt ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vor, der die elektronische Arbeitszeiterfassung erstmals verbindlich regelt. Damit setzt die Bundesregierung um, was der Europäische Gerichtshof und das Bundesarbeitsgericht bereits vor Jahren gefordert haben. Für viele Betriebe ist das ein wichtiger Wendepunkt, denn die Zeit der handschriftlichen Stundenzettel neigt sich dem Ende zu.
Was der Entwurf vorsieht
Kern des Entwurfs ist eine klare Regel. Arbeitgeber sollen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen, dazu Pausen und Überstunden. Diese Erfassung soll grundsätzlich elektronisch erfolgen und zwar am Tag der Arbeitsleistung selbst. Das nachträgliche Ausfüllen von Listen am Monatsende gehört damit der Vergangenheit an. Eine On-Premise Softwarelösung bietet eine günstige, einfache Möglichkeit diese Daten zu erfassen. Wenn die Zeiten auch unterwegs erfasst werden kann mit einer On-Premise Lösung in Kombination mit einem eigenen Firmenserver auch der Zugriff über eine Browseroberfläche erfolgen. So bleiben alle personenbezogenen Daten im Unternehmen.
Gestaffelte Fristen schaffen Luft
Damit niemand überfordert wird, sieht der Entwurf großzügige Übergangszeiten vor, die sich nach der Größe des Betriebs richten. Große Unternehmen ab 250 Beschäftigten sollen die elektronische Erfassung innerhalb eines Jahres einführen. Betriebe zwischen 50 und 250 Beschäftigten erhalten zwei Jahre Zeit. Kleinere Betriebe mit weniger als 50, aber mehr als zehn Beschäftigten bekommen sogar fünf Jahre, um sich umzustellen. Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten dürfen ihre Arbeitszeit dauerhaft auch weiterhin auf Papier dokumentieren.
Warum sich die Umstellung lohnt
Auch wer noch nicht verpflichtet ist, profitiert von einer digitalen Lösung. Eine saubere elektronische Erfassung schützt vor Streit über geleistete Stunden, macht Überstunden sichtbar und spart am Ende des Monats viel Zeit bei der Abrechnung. Wer jetzt umstellt, ist vorbereitet, wenn die Fristen näher rücken, und muss nicht unter Druck handeln. Für Betriebe, die neben der reinen Arbeitszeit auch ihre Projekte im Blick behalten wollen, bietet eine Software zur Projektzeiterfassung zusätzlich klare Zahlen für die Kalkulation. Die Kombination von beidem ist daher perfekt.
Fazit
Die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung kommt, aber sie kommt mit Augenmaß. Die gestaffelten Fristen geben besonders kleinen Betrieben genügend Zeit. Wer die Umstellung frühzeitig angeht, gewinnt Sicherheit und spart Aufwand. Aus einer gesetzlichen Pflicht kann so ein echter Gewinn für den Betriebsalltag werden.
